Rozliczanie najmu – co trzeba wiedzieć

Inwestycja w nieruchomości to popularny sposób lokowania kapitału. Na to rozwiązanie decydują się nie tylko osoby prywatne, ale także przedsiębiorcy. Zakupione nieruchomości komercyjne podnajmują oni potem na biura, sklepy czy inne lokale usługowe. Wiąże się to nie tylko z zyskiem, ale i koniecznością rozliczenia najmu. O ile koszty czynszu nie stanowią problemu, a ich wysokość wynika jasno z umowy, to kłopot stanowić mogą opłaty za media. Zazwyczaj liczniki energii elektrycznej czy wody założone są na właściciela nieruchomości, a nie na najemcę. Jak wtedy rozliczyć koszty najmu?

Refaktura przy rozliczeniu najmu

Jednym z najpopularniejszych sposobów rozliczania najmu w zakresie opłat za media jest refakturowanie. Polega ono na odsprzedaży usługi (rzadziej towaru) innemu podmiotowi gospodarczemu, bez narzucania marż i prowizji. Refakturowanie może być ułatwieniem dla właściciela nieruchomości i pomóc w prostym rozliczeniu mediów wynajmowanej nieruchomości. Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Informacji Skarbowej odsprzedaż mediów (refakturowanie) jest możliwe w przypadku:

  • dostawy wody,
  • dostawy energii elektrycznej,
  • dostawy energii cieplnej,
  • odprowadzania ścieków.

Warunkiem skorzystania z refakturowania jest jednak to, że wyżej wymienione usługi rozliczane są na podstawie wskazań liczników lub ryczałtu. Wtedy to właściciel nieruchomości może wystawić fakturę na podstawie tej otrzymanej bezpośrednio od dostawców mediów. Pozostałe media (nieujęte w powyższym zestawieniu) powiększają kwotę czynszu i opodatkowane są podstawową stawką VAT wynoszącą 23%.

Jaka jest stawka podatku VAT przy refakturze kosztów za media?

Zasadą jest, że stawka podatku VAT przy refakturowaniu nie ulega zmianie. Oznacza to, że refaktura kosztów za media posiada stawki VAT właściwej dla danego rodzaju towaru lub usługi. Na uwadze należy mieć to, że do niektórych rodzajów usług przypisana jest obniżona stawka VAT. I tak np. zimna woda i odprowadzenie ścieków objęte jest jedynie 8% VAT-em, natomiast energia elektryczna i cieplna ma już stawkę 23% VAT.

Jak wygląda refaktura najmu nieruchomości?

Prawo nie określa jednoznacznie jakie dane powinna zawierać refaktura rozliczająca najem. Brak uregulowań prawnych wykształcił regułę, którą powszechnie posługują się wszystkie podmioty gospodarcze. Mówi ona, że refaktura kosztów za media zawiera takie same elementy jak zwykła faktura VAT, a dodatkowo może znaleźć się na niej dopisek „refaktura”. Dokument musi być wystawiony do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi.

Umowa najmu a rozliczanie kosztów

Informacja o tym, na jakich zasadach będą rozliczane media przy najmie, powinna szczegółowo określać zawarta pomiędzy stronami umowa. Dzięki temu najemca od razu będzie miał jasność, że obciążony zostanie dodatkowymi kosztami. Pozwoli to uniknąć kłopotów i nieporozumień. W umowie najlepiej zapisać, że czynsz obejmuje wyłącznie opłatę za najem powierzchni, a najemca dodatkowo zobowiązuje się do zwrotu kosztów dodatkowych na podstawie faktury wystawionej przez wynajmującego.

Rozliczanie najmu – co trzeba wiedzieć
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here